Rubrikordning i PDF

Silktide kontrollerar att rubrikerna i en PDF går ned en nivå i taget. Rubriknivåer beskriver hur ett dokument är uppbyggt i hierarkier, så om en rubrik på nivå ett följs direkt av en på nivå tre uppstår ett glapp som gör dokumentets struktur tvetydig.

Rubrikerna numreras från ett till sex, och numret är det enda som anger vad som hör till vad. En rubrik på nivå två är ett kapitel under rubriken på nivå ett ovanför; en rubrik på nivå tre är ett avsnitt i det kapitlet. Att hoppa över en nivå bryter relationen, inte bara numreringen.

Varför detta är viktigt

Rubriknivåerna är den innehållsförteckning som bygger åt sig själva. Användare av navigerar i långa dokument genom att hoppa mellan rubriker och röra sig uppåt och nedåt mellan nivåer. På så sätt kan någon hitta en viss klausul i en policy på hundra sidor utan att läsa de nittionio sidor som kommer före den. Det fungerar bara när nivåerna stämmer.

När en nivå hoppas över kan en läsare som hör ”rubrik nivå tre” efter en rubrik på nivå ett inte förstå vad som har hänt. Kanske har ett avsnitt missats. Kanske är detta ett underavsnitt till något som läsaren aldrig hört. Den vanligaste orsaken till hoppet är visuell: någon behövde en rubrik som såg mindre ut och valde den stil som såg rätt ut, i stället för den nivå som var rätt. Utseendet blev målet och strukturen blev en oavsiktlig följdskada.

Konsekventa nivåer gör också ett dokument mer användbart för alla, eftersom de genererar en tillförlitlig innehållsförteckning, bokmärken och navigeringspaneler.

Så åtgärdar du det

Korrigera nivåerna i källan. I Word använder du Heading 1, Heading 2 och Heading 3 i rätt ordning; i InDesign mappar du styckeformat till rätt exporttaggar. Exportera sedan dokumentet igen.
Skilj nivån från utseendet. Om en rubrik på nivå två är för stor för designen ändrar du utformningen av nivå två i stället för att flytta texten till nivå tre. Nivåer förmedlar betydelse, storlek gör det inte.
Hoppa inte över en nivå för att fylla ut utrymme och använd inte en rubrik för betoning. Fet text används för betoning; en rubrik signalerar ett nytt avsnitt.
Kontrollera även början av dokumentet. Rubriker bör börja på nivå ett, och varje dokument har normalt exakt en sådan.
Eller kör Silktides åtgärdshantering, som granskar rubrikhierarkin utifrån dokumentet så som en läsare ser det. Se Så fungerar åtgärdshantering för PDF.

Så testar Silktide detta

Hitta PDF-dokumenten som är länkade från din webbplats och analysera varje unik fil en gång, oavsett hur många sidor som länkar till den.
Läs rubriktaggarna i den ordning som strukturträdet anger.
Rapportera dokumentet när en rubrik ligger mer än en nivå under den föregående rubriken.
Rapportera varje dokument en gång, oavsett hur många hopp det innehåller.

Att gå upp flera nivåer på en gång är normalt och rapporteras inte: en rubrik på nivå fyra som följs av en på nivå två avslutar helt enkelt ett underavsnitt och påbörjar ett nytt.

Felsökning

Dokumentet har inga rubriker alls

Då har denna kontroll inget att undersöka, och problemet är ett annat. Ett långt dokument utan rubriker kan inte navigeras efter struktur alls, vilket tillgänglighetsgranskningen rapporterar separat.

Mina rubriker ser rätt ut på sidan

Utseende och nivå är oberoende av varandra, och denna kontroll läser nivån. Ett dokument kan se exemplariskt organiserat ut samtidigt som taggarna anger en struktur som ingen avsåg, vanligtvis eftersom rubrikstilar tillämpades på gehör. Förhandsvisningen av skärmläsaren visar dispositionen så som hjälpmedlet tar emot den.

Hoppet finns i en bilaga eller ett följebrev

Strukturen gäller fortfarande. Om ett avsnitt faktiskt ligger högst upp i dokumentets hierarki ska det märkas med nivå ett, och om det hör till avsnittet ovanför ska det märkas med en nivå under det. Det finns inget behov av att uttrycka dess betydelse genom numreringen.