PDF-tabeller

Silktide kontrollerer to ting ved tabellene i en PDF: at hver overskriftscelle angir om den gjelder en rad eller en kolonne, og at hver rad strekker seg over samme antall kolonner når sammenslåtte celler tas med i beregningen.

Begge deler handler om det samme. En tabell gir bare mening hvis hver verdi kan knyttes tilbake til overskriftene som beskriver den, og programvare kan bare gjøre dette når dokumentet angir hvilke celler som er overskrifter, hvilken retning de gjelder i, og hvordan rutenettet henger sammen.

Hvorfor dette er viktig

Seende lesere navigerer i en tabell i to dimensjoner samtidig. Blikket finner et tall og beveger seg deretter opp til kolonneoverskriften og til venstre til radoverskriften nesten uten anstrengelse. En person som bruker en , hører én celle om gangen og kan ikke gjøre dette. Derfor leser skjermleseren opp de relevante overskriftene sammen med hver verdi, for eksempel: «Inntekt, 3. kvartal, 4,2 millioner». Denne ene setningen er det som gjør en tabell brukbar uten syn, og det er bare mulig når dokumentet har angitt hvilke celler som er overskrifter, og hva de gjelder for.

Uten en retning for hver overskrift må skjermleseren gjette. Den antar vanligvis at den øverste raden gjelder for kolonnene, noe som ofte nok er riktig til at det blir farlig: I en tabell med overskrifter langs venstre side også, eller med to overskriftsrader, mislykkes gjetningen uten at det merkes, og verdier leses opp med feil etiketter. Leseren får dermed selvsikker, men feilaktig informasjon, noe som er verre enn å ikke få noen informasjon.

Ujevne rader ødelegger selve rutenettet. Når antallet kolonner ikke stemmer overens, ligger ikke posisjonene lenger på linje, og alle verdier etter den ujevne raden kan bli knyttet til feil overskrift. Dette er særlig problematisk i økonomiske og statistiske tabeller, fordi et feiltilskrevet tall fortsatt ser ut som et sannsynlig tall.

Slik løser du det

Merk overskriftsraden eller -kolonnen som en overskrift i kilden. I Word bruker du «Gjenta overskriftsrader» for den øverste raden i en tabell, og merker overskriftskolonner via tabellegenskapene i stedet for å gjøre teksten fet.
Gi hver overskrift en retning, slik at hver enkelt angir om den gjelder for raden eller kolonnen. Tabeller med overskrifter langs begge kanter trenger begge deler.
Sørg for at radene stemmer overens. Hver rad skal dekke samme antall kolonner når rad- og kolonnespenn er telt med. Tomme celler skal være med i tabellen som tomme celler, i stedet for å utelates.
Forenkle tabeller som ikke passer formatet. Stablede overskrifter, oppdelte celler og tabeller inni tabeller er vanskelige å merke og enda vanskeligere å lytte til. To enkle tabeller er nesten alltid bedre enn én smart tabell.
Bruk aldri en tabell til å utforme en side. En tabell uttrykker at innholdet er relaterte data. Hvis rutenettet bare er der for plasseringens skyld, skal innholdet merkes som vanlig tekst, og tabellen merkes som dekorasjon.
Eller kjør Silktide-remediering, som reparerer tabellstrukturen og bekrefter overskriftssemantikken mot tabellen slik den vises. Se Tabeller.

Slik tester Silktide dette

Finn PDF-dokumentene som er lenket fra nettstedet ditt, og analyser hver unike fil én gang, uansett hvor mange sider som lenker til den.
Undersøk overskriftscellene i hver tabell for en angitt retning.
Beregn hvor mange kolonner hver rad dekker, med hensyn til rad- og kolonnespenn, og sammenlign radene.
Rapporter dokumentet når en overskrift mangler retning, eller når radene ikke stemmer overens, én gang per dokument uansett hvor mange tabeller som er berørt.

Feilsøking

Overskriftscellene mine er fete, gjør ikke det dem til overskrifter?

Nei. Fet tekst er en visuell stil uten strukturell betydning, og dette er den vanligste grunnen til at en tabell med tydelige overskrifter blir rapportert. En overskriftscelle må merkes som en overskrift, noe som er en egenskap ved cellen og ikke ved formateringen.

Tabellen har sammenslåtte celler

Sammenslåtte celler er tillatt og håndteres ved å angi hvor mange rader eller kolonner hver enkelt strekker seg over. Kontrollen rapporterer bare rader som ikke går opp når disse spennene er tatt med i beregningen, noe som vanligvis betyr at et spenn aldri ble angitt.

Den siste raden er en totalsumrad

Totalsumrader er vanlige datarader og trenger ingen særskilt behandling. Hvis etiketten i den første cellen beskriver raden, skal den merkes som en radoverskrift på samme måte som andre.

Det er en layouttabell, ikke en datatabell

Da skal den ikke merkes som en tabell. Merk innholdet som den teksten det er, og merk rutenettet som dekorasjon. Da gjelder ikke kontrollen lenger. Se Merking av PDF-innhold.